EMA erweitert mit AOS 7 die Archivierungsquellen. Was SharePoint, OneDrive, Teams und OCR für eine strukturierte Archivierungsstrategie bedeuten.
Geschäftsrelevante Informationen entstehen längst nicht mehr nur im E-Mail-Postfach. Sie liegen auch in SharePoint, OneDrive und Teams. Wer seine Archivierung ausschließlich auf E-Mails ausrichtet, sollte deshalb prüfen, welche weiteren Inhalte für das Unternehmen aufbewahrt werden müssen.
Mit AOS 7 erweitert ARTEC die Möglichkeiten seines Archivs EMA. Für Unternehmen ist das ein guter Zeitpunkt, ihre Datenquellen und Archivierungsregeln gemeinsam zu betrachten. Die Installation eines Updates allein entscheidet noch nicht darüber, welche Inhalte tatsächlich erfasst werden.
Laut ARTEC unterstützt das Release optional unter anderem SharePoint Online, OneDrive, SharePoint On-Premises und Microsoft Teams. In Teams können auch Chatnachrichten, Anhänge und Bilder einbezogen werden. Die konkrete Nutzung setzt die passende Ausstattung und Konfiguration voraus.
Für die Planung sollten Fachbereiche und IT zunächst festlegen, welche Inhalte relevant sind. Nicht jede Unterhaltung und jede Datei muss gleich behandelt werden. Berechtigungen, Aufbewahrungsfristen und Löschregeln brauchen einen nachvollziehbaren Zusammenhang mit dem jeweiligen Zweck.
Ein Archiv hilft im Alltag, wenn berechtigte Beschäftigte Informationen zuverlässig wiederfinden. Dazu gehören aussagekräftige Metadaten und eine verständliche Suche. Für gescannte Unterlagen kann Texterkennung eine wichtige Rolle spielen.
ARTEC nennt für AOS 7 eine integrierte OCR-Engine für EMA Scan Standard sowie eine überarbeitete Benutzeroberfläche. Bei der Einführung empfiehlt sich ein Test mit typischen Unterlagen: Werden Inhalte lesbar erkannt, korrekt zugeordnet und für die vorgesehenen Nutzer auffindbar?
Zum Versionswechsel gehören auch technische Kontrollen. Prüfen Sie den tatsächlich installierten Stand, die aktivierten Quellen, Dienstkonten und die verwendeten Anmeldeverfahren. Das gilt insbesondere für angebundene Microsoft-365-Dienste und Outlook-Arbeitsabläufe.
Aus einem allgemeinen Update-Hinweis lässt sich keine Störung jeder Outlook-Anmeldung ableiten. Bei Problemen sollten die konkrete Umgebung, Herstellerinformationen und die eingesetzten Authentifizierungsverfahren gemeinsam untersucht werden.
Eine Kollaborationsplattform erleichtert die gemeinsame Arbeit an aktuellen Informationen. Eine Datensicherung unterstützt die Wiederherstellung nach Verlust oder Ausfall. Ein Archiv dient einer geregelten Aufbewahrung und späteren Nutzung ausgewählter Inhalte. Diese Aufgaben können sich ergänzen, sind aber nicht automatisch austauschbar. Ein Unternehmen sollte deshalb klären, welche Frage es beantworten möchte: Muss eine aktuelle Arbeitsumgebung wiederhergestellt werden, oder sollen bestimmte geschäftsrelevante Informationen über einen festgelegten Zeitraum nachvollziehbar erhalten bleiben?
Aus dieser Zielsetzung ergeben sich unterschiedliche Anforderungen. Ein Archivierungskonzept kann beispielsweise festlegen, welche Dokumenttypen erfasst und wie sie zugeordnet werden. Ein Wiederherstellungskonzept betrachtet andere Punkte, etwa den Ausfall eines Dienstes und die benötigten Wiederanlaufmöglichkeiten. Die Einführung einer neuen Archivierungsquelle sollte deshalb nicht zu der Annahme führen, dass sämtliche Aufgaben der Datensicherung damit erledigt sind. Für eine belastbare Planung müssen die zuständigen Rollen die Grenzen der jeweiligen Lösung gemeinsam verstehen.
In SharePoint und Teams entstehen unterschiedliche Arten von Information: freigegebene Dokumente, Arbeitsstände, Abstimmungen und kurzfristige Mitteilungen. Nicht alles erfüllt denselben geschäftlichen Zweck. Beginnen Sie mit den Datenklassen, die für Ihre Prozesse besonders relevant sind. Wer benötigt sie später, aus welchem Anlass und in welchem Zusammenhang? Diese Fragen helfen, technische Möglichkeiten in einen sinnvollen Erfassungsumfang zu übersetzen. Eine pauschale Übernahme sämtlicher Inhalte kann Kosten und Suchaufwand erhöhen, ohne dass der tatsächliche Aufbewahrungsbedarf geklärt ist.
Beziehen Sie Fachbereiche ein. Die IT kann Quellen anbinden, weiß aber nicht immer, welche Unterlagen einen Geschäftsvorgang vollständig erklären. Umgekehrt kennen Fachbereiche häufig nicht alle technischen Speicherorte. Eine gemeinsame Bestandsaufnahme verhindert, dass Dateien erfasst werden, während wichtige ergänzende Informationen fehlen. Halten Sie Entscheidungen und Ausnahmen fest. So lässt sich später nachvollziehen, weshalb eine Quelle einbezogen wurde und welche Inhalte außerhalb des vereinbarten Umfangs bleiben. Änderungen im Arbeitsalltag sollten Anlass für eine erneute Prüfung sein.
Ein zentrales Archiv kann Informationen leichter auffindbar machen. Daraus folgt nicht, dass jeder Nutzer alles sehen sollte. Prüfen Sie, welche Rollen suchen, lesen, exportieren oder administrative Einstellungen ändern dürfen. Besonders bei ursprünglich getrennten Quellen muss eine ungewollte Ausweitung von Zugriffsrechten vermieden werden. Die gewünschte Nutzung sollte in konkreten Szenarien beschrieben werden. Ein einfacher Test ist beispielsweise die Frage, ob ein Beschäftigter nur die für seine Rolle vorgesehenen Unterlagen findet und ob ein Rollenwechsel korrekt berücksichtigt wird.
Auch die Qualität der Suche muss mit echten Dokumenten geprüft werden. Ein erfolgreich importiertes Dokument ist nicht automatisch gut auffindbar. Stimmen Zuordnung und verwendete Begriffe? Liefert eine typische Suchanfrage brauchbare Ergebnisse? Werden mehrere ähnliche Fassungen verständlich dargestellt? Der Test sollte durch Menschen erfolgen, die später tatsächlich mit dem Archiv arbeiten. Ihre Rückmeldungen zeigen häufig andere Probleme als eine rein technische Abnahme. Gerade bei umfangreichen Beständen lohnt es sich, Suchbarkeit früh zu prüfen, statt erst nach einer großen Übernahme.
Texterkennung kann eingescannte Informationen leichter durchsuchbar machen. Die Ergebnisse hängen jedoch von den Vorlagen ab. Schräg eingezogene Seiten, schwache Kontraste und ungewöhnliche Layouts können die Erkennung erschweren. Prüfen Sie deshalb repräsentative Dokumente aus Ihrer eigenen Umgebung. Dazu gehören nicht nur gut lesbare Standardschreiben, sondern auch die Unterlagen, die bisher besonders viel manuelle Nacharbeit verursachen. Der Test sollte zeigen, welche Inhalte zuverlässig erkannt werden und wo ergänzende Regeln oder eine Qualitätskontrolle notwendig sind.
Unterscheiden Sie dabei Suchbarkeit und fachliche Richtigkeit. Wenn eine Zeichenfolge erkannt wird, bedeutet das noch nicht, dass ein wichtiger Wert sicher interpretiert wurde. Für nachgelagerte Entscheidungen können deshalb weitere Prüfungen erforderlich sein. Legen Sie fest, wie mit unvollständig erkannten Dokumenten umgegangen wird und wer Rückmeldungen bearbeitet. Solche Regeln machen den Nutzen der OCR im Alltag greifbar. Sie verhindern, dass ein technisches Merkmal mit einer vollständigen Automatisierung aller dokumentenbezogenen Aufgaben verwechselt wird.
Wählen Sie zunächst eine klar abgegrenzte Quelle und eine überschaubare Gruppe von Nutzern. Prüfen Sie Erfassung, Wiederauffindbarkeit, Berechtigungen und die vorgesehenen Aufbewahrungsregeln. Dokumentieren Sie Auffälligkeiten und passen Sie die Konfiguration an, bevor weitere Bereiche folgen. Diese Reihenfolge erleichtert die Fehlersuche. Werden viele Quellen gleichzeitig umgestellt, lässt sich später schwer erkennen, welche Änderung zu einem unerwünschten Ergebnis geführt hat. Ein Pilot sollte deshalb fachliche und technische Kriterien enthalten, nicht nur einen erfolgreichen Verbindungsaufbau.
Planen Sie auch den späteren Betrieb. Wer bemerkt eine ausgefallene Anbindung? Wer bewertet Änderungen an Quellsystemen? Wie werden neue Bereiche aufgenommen und alte stillgelegt? Zuständigkeiten für solche Aufgaben müssen über das Einführungsprojekt hinaus bestehen. Eine einmal eingerichtete Archivierung bleibt nur dann verlässlich, wenn die tatsächliche Erfassung überprüft wird. Berichte und Stichproben sollten zeigen, ob der vereinbarte Umfang weiterhin passt und ob Unterlagen aus neuen Arbeitsweisen unbemerkt außerhalb des Archivs entstehen.
Bevor weitere Bereiche in die Archivierung aufgenommen werden, sollte eine gemeinsame Abnahme stattfinden. Fachliche und technische Rollen prüfen dabei dieselben repräsentativen Inhalte. Damit wird vermieden, dass die IT den Import als erfolgreich bewertet, während die späteren Nutzer wichtige Unterlagen nicht finden oder nicht einordnen können. Die Kriterien werden vor dem Test festgelegt und sollten zu den tatsächlich vorgesehenen Geschäftsvorgängen passen.
Prüfen Sie auch einen Ausnahmefall. Ein unlesbarer Scan oder eine unterbrochene Verbindung sollte nicht stillschweigend aus der Betrachtung verschwinden. Die verantwortlichen Rollen müssen erkennen können, was fehlt und wie es nachbearbeitet wird. Eine große Zahl erfolgreich erfasster Unterlagen kann einzelne wichtige Lücken verdecken, wenn nur auf Mengenberichte geschaut wird.
Die Abnahme sollte offene Punkte mit Verantwortlichen festhalten. Nicht jede kleinere Einschränkung verhindert einen sinnvollen Start, aber sie muss bewusst bewertet werden. Wiederholen Sie wichtige Prüfungen nach wesentlichen Änderungen. So bleibt nachvollziehbar, ob die Erfassung auch nach einem Umbau der Datenquellen oder einer geänderten Nutzung weiterhin dem abgestimmten Konzept entspricht.
Das sollte nicht unterstellt werden. Version, Ausstattung, aktivierte Funktionen und Konfiguration sind zu prüfen. Eine erfolgreiche Aktualisierung ersetzt keine fachliche Festlegung des Erfassungsumfangs. Erst eine Kontrolle mit repräsentativen Inhalten zeigt, ob die gewünschte Quelle tatsächlich wie vorgesehen erfasst wird.
Die technische Lösung ist ein Bestandteil. Zusätzlich zählen Nutzung, Zuständigkeiten und passende Regeln für Zugriff, Aufbewahrung und Löschung. Welche Anforderungen im konkreten Fall gelten, muss anhand der betroffenen Inhalte und Prozesse geklärt werden. Ein Produktmerkmal allein beantwortet diese Gesamtfrage nicht.
Ob eine Archivierung die jeweiligen rechtlichen Anforderungen erfüllt, hängt auch von Prozessen, Berechtigungen und dokumentierten Regeln ab. DSP unterstützt dabei, die neuen Möglichkeiten von EMA in ein passendes Archivierungskonzept einzubinden und die technische Anbindung zu prüfen.
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